Gute Karten für Mitarbeiter

Mitten im Weihnachtsgeschäft einen Gutschein einzulösen ist kein reines Vergnügen - jeder, der es einmal getan hat, kann das bestätigen. Bis Ende 2005 mussten sich die Mitarbeiter des REWE Konzerns jedes Jahr diesem Prozedere aussetzen, denn REWE zahlte Weihnachtsgeld und andere übertarifliche Leistungen in Form von Warengutscheinen aus. Sowohl am Point of Sale als auch in der Verwaltung verursachte dies enorm hohen Aufwand. Nun ist jedoch Schluss damit: REWE hat in Zusammenarbeit mit easycash die REWE Mitarbeiterkarte verwirklicht.

Das Zahlen ist mit der REWE Mitarbeiterkarte ebenso einfach und rasch erledigt wie mit der ec-Karte - die Buchung läuft über das reguläre Zahlungsnetz und wird an der Kasse wie eine normale Kartenzahlung abgewickelt. Der Unterschied ist, dass der Kaufbetrag nicht von dem Bankenkonto des Käufers eingezogen, sondern mit seinem Guthabenkonto verrechnet wird. Mehraufwand entsteht nicht; das Gewähren, Verwalten und Nutzen von Boni war bei REWE noch nie so einfach.

Eine neue Ära für Gutschriften

"Bevor wir die Mitarbeiterkarte eingeführt haben, mussten wir jährlich rund 600.000 Gutscheine ausgeben, einzeln abrechnen und in die Verwaltungszentralen schicken", berichtet Friedemann Bleicher, der beim zentralen Rechnungswesen der REWE Group für Business Application Systems zuständig ist. "Jeder einzelne Gutschein musste an der Kasse mit dem richtigen Betrag erfasst und einzeln gebucht werden." Ein mehr als aufwändiges Verfahren, das viel Zeit und Geld kostete und zudem auch fehleranfällig war. Die zahlreichen Bearbeitungsschritte wurden von Hand - und an der Kasse oftmals unter Zeitdruck - durchgeführt, und in jedem konnten sich Fehler einschleichen.

Zunächst versuchte REWE, das Problem durch das Optimieren einzelner Arbeitsschritte in den Griff zu bekommen. "Wir haben das Verfahren immer weiter verbessert", so Friedemann Bleicher. "Beispielsweise haben wir Barcodes eingeführt, die an der Kasse eingescannt wurden und so die Bearbeitung der Gutscheine am Point of Sale etwas vereinfacht haben." Trotz allem blieb das Gutscheinverfahren jedoch aufwändig und fehleranfällig - besonders ungünstig, da es vor allem in Stoßzeiten wie dem Weihnachtsgeschäft zum Einsatz kam, in denen ohnehin Engpässe an Kassen und in der Buchhaltung bestehen.

Die Lösung ist aus Kunststoff und besitzt Form und Größe einer ec-Karte: eine Mitarbeiterkarte mit Gutscheinfunktion, die REWE gemeinsam mit dem Ratinger Kartenprofi easycash umgesetzt hat. Als Deutschlands führender Anbieter von Kartenzahlungslösungen verfügt easycash über ein flächendeckendes Zahlungsnetz und die nötige Infrastruktur, um die Mitarbeiterkarte nahtlos in das bestehende POS-System der REWE einzubinden. Ebenso wichtig: easycashs Know-how und langjährige Erfahrung.

Karten ohne Kompromisse

REWEs Anforderungen waren einfach - und dabei ausgesprochen hoch. "Wir suchten schlicht und ergreifend eine Lösung, die unsere Mitarbeiter im Markt und in der Buchhaltung wirksam entlastet", sagt Friedemann Bleicher. "Wichtig war uns daher das durchweg einfache Handling bei konsequent hoher Sicherheit - und zwar zu wirtschaftlichen Konditionen. Die schnelle Umsetzung spielte auch eine bedeutende Rolle. Wir haben uns im Frühjahr 2005 für eine Lösung entschieden, und im November wollten wir sie schon produktiv nutzen können." Produktiv - das bedeutet für REWE den abolut störungsfreien Betrieb, auch unter hoher Last. Auf ein allmähliches Nach- und Ausbessern wollte sich das Unternehmen nicht erneut einlassen. Diesmal sollte von Anfang an alles stimmen.

Im November 2005 erhielten rund 50.000 Mitarbeiter von Penny, miniMAL, toom, Karstadt Feinkost und einigen REWE Supermärkten die REWE Mitarbeiterkarte. Bereits für die Weihnachtsgelder mussten keine Unmengen von Gutscheinen mehr erstellt werden - statt dessen wurden die Leistungen einfach und unkompliziert auf spezielle Guthabenkonten der Mitarbeiter gestellt. Mit durchschlagendem Erfolg: "Der Projektaufwand war gering, die erreichte Erleichterung ist beachtlich! Das Handling an der Kasse und im Back Office ist von Anfang an völlig problemlos gewesen, die Abwicklung am Point of Sale geht schnell und ist überhaupt nicht mehr fehleranfällig. Die Mitarbeiter sind mit der Lösung sehr zufrieden. Alle sind froh, dass sie den Papierkram endlich los sind."

Neue Karten für die Zukunft

Mittlerweile wurden bereits 700.000 Transaktionen über die REWE Mitarbeiterkarten abgewickelt. Die Abrechnung und Verbuchung erfolgt automatisch, die Kontenführung ist exakt, und die Fehlerquote beschränkt sich auf Einzelfälle.

Was da noch zu wünschen übrig bleibt? Höchstens mehr Lösungen derselben Art! "Die Kartentechnologie bietet noch sehr viele Einsatzmöglichkeiten", betont Friedemann Bleicher. "Als Kundenkarte ermöglicht sie die Umsetzung der vielfältigsten Zahlungsmittel, etwa als Geschenkgutschein. Und wir denken auch über eine Erweiterung der Mitarbeiterkarte nach - sie war für uns von vornherein auch dazu gedacht, eine stabile Infrastruktur zu etablieren, die als Basis für weitere Funktionen dienen kann."

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